2016年秘书资格考试(二级)重点考点

  2016年下半年的秘书资格考试马上就要开始了,出国留学网秘书资格考试栏目为大家整理“2016年秘书资格考试(二级)重点考点”,预祝大家取得理想成绩哦!

  开设阅览室

  开设阅览室是指档案馆(室)在特定的场所开辟阅览室,直接向用户提供信息的一种服务方式。

  开设阅览室必须具备一定的条件。

  (1)人员条件。档案阅览室的工作人员应具备较强的业务能力,了解所藏档案的成分和位置,熟练掌握各种检索工具,能协助用户满足其利用需求。

  (2)物质条件。阅览室应具备服务台、阅览桌、布告栏、目录和资料柜、监护设备和检索工具等必要的物质设施。

  (3)制度条件。档案阅览室必须制定阅览制度,明确规定接待对象、阅览范围、阅览要求及手续,以及其他相关事项。

  阅览室要具备借阅登记制度。由利用者填写调阅单,档案管理人员根据调阅单填写情况,入库调档,取出所需文件,并在相应位置放上代理卡。

  阅毕的档案应及时归还,认真清点。

  办公室布置的原则

  采用一大间办公室,对于光线、通风、监督、沟通,比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子,可增进美观,并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致,以增进美观。采用直线对称的布置,避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线,避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门,应置于相邻的地点,并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门,置于入口处,若不可能时,亦应规定来客须知,使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间,以备最大的工作负荷的需要。

  主管座位应位于部属座位之后方,使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向,不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室,因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙,因其易于架设,且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风,可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座,供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位,设于防声之处,以避免干扰其他部门。常用的设备与档案,应置于使用者附近,切勿将所有的档案,置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时,应设休息处,作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测,使布置易适应变化。

  办公室管理工作简化

  1、办公室工作简化的目标

  办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有:(1)建立责任制,实行权责一致原则,减少相互推诿,相互扯皮;(2)将办公费用降到最低;(3)建立最有效的文件批阅传送程序;(4)缩减行政人员、办公室空间和资金;(5)在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员;(6)保证办公室管理达到自身目标。

  2、办公室管理工作简化的意义

  办公室管理工作简化的意义表现在:

  (1) 它从整体上提高办公室管理工作的效率

  (2) 节省人力、物力和办公开支

  (3) 通过办公室工作系统的测定分析,为上级管理者提供咨询,帮助他们做好管理和决策

  (4) 在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念,使办公人员心中时刻有效率观念

分享

热门关注