2016年秘书资格考点:会议筹备方案的拟定

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  2016年秘书资格考点:会议筹备方案的拟定

  ★ 会议筹备方案的拟定

  一、相关知识

  1、会议筹备方案的内容

  (1)确定会议的主体与议题;

  (2)确定会议主题的要素:要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。(06年11月)

  (3)确定会议的名称。

  (4)确定会议议程。

  (5)确定会议时间和地点。

  (6)确定会议所需设备和工具。

  (7)确定会议文件的范围。

  (8)确定会议与会代表的组成。

  (9)确定会议经费预算。

  (10)确定会议住宿和餐饮安排。

  (11)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

  2、会议筹备方案的作用

  (1)确保会议的周密组织。

  (2)确保会议服务质量和沟通协调到位。

  (3)确保领导的意图得以贯彻执行。

  3、电话会议及视频会议的知识:

  电话会议:

  电话会议交流的信息特点:

  (1)方便灵活,准备时间短,恢复迅速,花费少。

  (2)缺少身体语言,难以进行互动交流。

  (3) 为提高效率,可以搭配使用其他通信方式。

  (4) 适用于分公司不远,规模不大的企业。

  4、工作程序和要点:

  (1)准备发出开会信息。

  (2)认真分发会议书面信息材料。

  ★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式,无法实现文字的同步传输,需要做好会议书面信息的分发工作。(06年11月)

  (3)合理安排会场信息传输设备。

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