1.需要秘书回避的情况
(1)领导正严肃而神秘地讨论一些重大问题时
比如传达上级的一个重要通报，研究一些重要的人事安排。相互交流对下级某些主要领异人员的看法，对某些问题的认识不一致而发生了争执……
(2)上级领导机关找领导谈话时
谈话的内容可能不是一般的组织管理问题，而是一些重要的机密问题，比如传达上级的决定，研究某些人事安排，交换对班子中某些人的看法，或者谈一些首长本人的问题等，这些谈话内容不能记录，不能公开，无须秘书在场。
(3)领导找某个人单独谈话时
领导找谁谈话，在什么时候谈话，都是很慎重的，如果是领导主动找某人谈话，这种谈话内容就更带有一定的保密性。领导可能是找他交代什么工作，或者谈他的个人问题等，这些都没必要让第三者知道。
(4)领导和密友交谈时
领导和密友的私人交谈是随意的、没有职务等级区别的、甚至是调皮放肆的，当然不排除密友找领导办一些私事，或者反映一些本单位出现的问题，或者发表一些对某些重大问题的看法等。
(5)领导的亲属来找领导时
说明有要事或急事需要和领导面谈。遇到这种情况，秘书不宜在场。
2.秘书回避时应注意的问题
(1)符合领导的习惯
有的领导独立性较强，一般不依赖秘书，万不得已时才叫秘书办理一些事情。在这样的领导手下工作，秘书的回避就要多一些。有的领导独立性差些，事事依赖秘书，有些私事也要秘书出面办理，此时，秘书的回避就要少些。
(2)回避后适时询问领导有何吩咐安排
不要一看需要回避，就认为没有自己的事了。待领导需要你办事却找不到你时，就很可能要出问题。
(3)注意领导的某些暗示
在和领导相处时，何时回避何时不回避的“度”有时很难把握，这就要注意领导对你的某种暗示，聪明的秘书对领导的一举一动，有时甚至是一个眼神包含一种什么意思，都是十分清楚的，无需别人指教。这就需要秘书处处留神，从领导的无声语言中领会明确的含义。