2017年秘书资格证二级考点:档案信息安全

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  档案信息安全

  一、控制纸质档案的使用

  档案柜一般都上锁,秘书不在时,要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时,要有专人负责。

  把资料从档案室中取出时,在原来放资料的地方做一个标记,可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

  二、控制缩微品档案的使用

  缩微品档案的载体和信息是合二为一的,对缩微品信息安全的控制,实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此,要保证缩微品档案的信息安全,必须注意:

  (1)将存放有缩微品档案的柜子上锁,以防丢失或外人的随便使用。

  (2)不能将缩微品原件外借,以防损坏或丢失。

  (3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

  (4)存取胶片时戴上手套,或者拿取胶片的两边,避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

  (5)阅览室最好装有空调设备,保证室内有适当的温度和湿度。


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